¿Cuáles son las funciones principales de un Administrador de Fincas?
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Muchos de nosotros contamos con un administrador de fincas colegiado, que gestiona nuestros bienes inmuebles, ya bien sea en nuestro edificio,urbanización o nuestra segunda residencia. ¿Pero conocemos realmente cuáles son las funciones principales de un administrador de fincas?
El administrador es uno de los órganos de gobierno de la comunidad, y sus funciones cada día son más amplias, debido a que cada día se imponen nuevas obligaciones a las comunidades de propietarios. El artículo 20 de la Ley de propiedad Horizontal, establece seis principales funciones que debe realizar, nosotros hemos querido recopilarlas y detallarlas.
Principales funciones de un administrador de fincas colegiado:
1- Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.
El administrador debe procurar solucionar con la máxima rapidez cualquier incidencia notificada por el presidente, propietario o empresa prestadora de servicios, o bien notificarlo a quien corresponda para solucionarlo con las medidas oportunas.
2- Preparar con la debida antelación y someter a la junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
El administrador de fincas, debe conocer las necesidades de cada comunidad para posteriormente analizar y estudiar los gastos, a los que previsiblemente va a tener que hacer frente la comunidad. De esta manera, debe elaborar el presupuesto y calcular las cuotas que cada propietario va a deber aportar, para cubrir las necesidades del edificio. Posteriormente, ese presupuesto y cuotas tienen que ser presentados en la junta de propietarios y aprobados por los mismos. Además, gestiona la contabilidad del edificio y debe informar sobre el estado de las cuentas.
3- Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al Presidente o, en su caso, a los propietarios.
El administrador puede actuar al margen de la junta de propietarios cuando la situación sea de emergencia. En caso de avería o incidencia urgente, el administrador puede actuar sin previo consentimiento del presidente, pero debe hacerlo con diligencia, primero solucionando el problema y posteriormente informando del mismo. Además, debe asegurar que todas las instalaciones y servicios funcionen correctamente y que se cumplan todas las exigencias de mantenimiento e inspecciones reglamentarias.
4- Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.
Cuando la comunidad aprueba la realización de una obra, el administrador debe asegurar su realización en los términos acordados y establecidos. Si para la realización de dicha obra, fuera preciso aprobar una derrama extraordinaria, el administrador somete a la junta su importe y elabora un calendario de cobros.
5- Actuar, en su caso, como secretario de la junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.
Cuando se trata de un administrador de fincas colegiado, ambas figuras, la de secretario y administrador, recaen sobre la misma persona. Debe ocuparse de la confección de las actas en las juntas, la expedición de las certificaciones que sean necesarias y la custodia del libro de actas y del resto de la documentación comunitaria.
6- Todas las demás atribuciones que se confieran por la junta.
Existen diferencias entre unas comunidades y otras, dependiendo de su tamaño, de los servicios que tenga, etc. El cargo de administrador requiere profesionalidad y amplios conocimientos sobre temas fiscales, comunidades de bienes, contratos, nominas, seguros, prevención de riesgos laborales, legislación estatal, autonómica y local, que afectan a las comunidad de propietarios. Además hoy en día, desde la entrada en vigor de la ley 39/2015, que obliga a las comunidades a relacionarse con las administraciones públicas por medios electrónicos, las comunidades suelen nombrar al administrador como su representante legal ante la administración, para que se encargue de enviar o recibir cualquier tipo de notificación telemática, descargando de esa responsabilidad al presidente de la comunidad.
Tener una propiedad alquilada no siempre significa tener una inversión rentable. Muchos propietarios generan ingresos mensuales, pero no conocen con exactitud cuánto ganan realmente después de descontar gastos, reparaciones, impuestos, periodos sin inquilino y tiempo dedicado a la gestión.
La gestión de una comunidad de propietarios requiere organización, transparencia y capacidad para resolver incidencias con rapidez. El administrador de fincas tiene un papel clave en ese funcionamiento diario, ya que se encarga de tareas económicas, administrativas, documentales y de coordinación que afectan directamente a todos los vecinos.
El impago de cuotas en comunidades de propietarios es uno de los problemas más comunes y delicados a los que se enfrentan los vecinos y los administradores de fincas. La falta de pago puede afectar gravemente la economía de la comunidad y generar tensiones entre propietarios.
Externalizar la gestión patrimoniales una decisión estratégica para propietarios que buscan rentabilidad, eficiencia y tranquilidad. Delegar la administración de los activos a profesionales especializados permite optimizar recursos, mejorar el control financiero y garantizar el cumplimiento legal sin perder visibilidad ni poder de decisión.
Contar con un seguro comunitario es una medida esencial para proteger los edificios, las zonas comunes y a los vecinos frente a posibles daños o accidentes. Aunque no siempre es obligatorio por ley en toda España, en la práctica, tenerlo se ha convertido en una necesidad legal y financiera para garantizar la seguridad y estabilidad económica de las comunidades de propietarios.
