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¿Cuáles son las funciones principales de un Administrador de Fincas?
El administrador es uno de los órganos de gobierno de la comunidad, y sus funciones cada día son más amplias, debido a que cada día se imponen nuevas obligaciones a las comunidades de propietarios. El artículo 20 de la Ley de propiedad Horizontal, establece seis principales funciones que debe realizar, nosotros hemos querido recopilarlas y detallarlas.
Principales funciones de un administrador de fincas colegiado:
1- Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.
El administrador debe procurar solucionar con la máxima rapidez cualquier incidencia notificada por el presidente, propietario o empresa prestadora de servicios, o bien notificarlo a quien corresponda para solucionarlo con las medidas oportunas.
2- Preparar con la debida antelación y someter a la junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
El administrador de fincas, debe conocer las necesidades de cada comunidad para posteriormente analizar y estudiar los gastos, a los que previsiblemente va a tener que hacer frente la comunidad. De esta manera, debe elaborar el presupuesto y calcular las cuotas que cada propietario va a deber aportar, para cubrir las necesidades del edificio. Posteriormente, ese presupuesto y cuotas tienen que ser presentados en la junta de propietarios y aprobados por los mismos. Además, gestiona la contabilidad del edificio y debe informar sobre el estado de las cuentas.
3- Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al Presidente o, en su caso, a los propietarios.
El administrador puede actuar al margen de la junta de propietarios cuando la situación sea de emergencia. En caso de avería o incidencia urgente, el administrador puede actuar sin previo consentimiento del presidente, pero debe hacerlo con diligencia, primero solucionando el problema y posteriormente informando del mismo. Además, debe asegurar que todas las instalaciones y servicios funcionen correctamente y que se cumplan todas las exigencias de mantenimiento e inspecciones reglamentarias.
4- Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.
Cuando la comunidad aprueba la realización de una obra, el administrador debe asegurar su realización en los términos acordados y establecidos. Si para la realización de dicha obra, fuera preciso aprobar una derrama extraordinaria, el administrador somete a la junta su importe y elabora un calendario de cobros.
5- Actuar, en su caso, como secretario de la junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.
Cuando se trata de un administrador de fincas colegiado, ambas figuras, la de secretario y administrador, recaen sobre la misma persona. Debe ocuparse de la confección de las actas en las juntas, la expedición de las certificaciones que sean necesarias y la custodia del libro de actas y del resto de la documentación comunitaria.
6- Todas las demás atribuciones que se confieran por la junta.
Existen diferencias entre unas comunidades y otras, dependiendo de su tamaño, de los servicios que tenga, etc. El cargo de administrador requiere profesionalidad y amplios conocimientos sobre temas fiscales, comunidades de bienes, contratos, nominas, seguros, prevención de riesgos laborales, legislación estatal, autonómica y local, que afectan a las comunidad de propietarios. Además hoy en día, desde la entrada en vigor de la ley 39/2015, que obliga a las comunidades a relacionarse con las administraciones públicas por medios electrónicos, las comunidades suelen nombrar al administrador como su representante legal ante la administración, para que se encargue de enviar o recibir cualquier tipo de notificación telemática, descargando de esa responsabilidad al presidente de la comunidad.
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